De balans tussen strategische inkooptaken en operationele inkooptaken is verstoord door de druk van het management op de inkoopmanagers om direct zichtbare kostenbesparingen te behalen. Hierdoor wordt onevenredig veel druk op de leverancier gelegd om prijzen te verlagen. Door deze eenrichtingsstrategie worden de gezamenlijke doelstellingen uit het oog verloren. Als tactisch inkoper, zie ik veel van zowel de strategische als de operationele kant van inkoop. Zo worden op strategisch niveau goede afspraken gemaakt en de contracten afgesloten over de grote lijnen, maar gaat veel energie en tijd verloren in het traject van bestellen tot en met nazorg. Met name de logistieke en administratieve kosten spelen hier een rol alsmede de kosten voor afwijkingen en retourzendingen.
Het traditionele inkoophuis laat duidelijk de scheiding zien tussen het strategisch/tactisch deel van inkoop en het operationeel gedeelte. Op strategisch niveau wordt de aandacht gericht op direct realiseerbare besparingen. Er moet sneller gewerkt worden en met minder mensen. Daarbij moeten de leveranciers leveren voor lagere prijzen. De aandacht voor kwaliteit en logistiek verminderd hierdoor en de kosten voor bewaking van orders en de nazorg lopen ongemerkt steeds verder op. Vragen van leveranciers over transport, verpakking en identificatie van producten, worden door veel managers, strategisch en tactisch inkopers weggewuifd met het argument “dat kunnen ze toch weten” en “zo moeilijk is dat toch niet”. “Dat gezeur over details”. Het organisatiebeleid versterkt dit in de meeste gevallen. Hierdoor is het mogelijk dat de verborgen kosten van inkoop, zodanig oplopen dat de winst tijdens het selecteren en contracteren voor een groot deel teniet gedaan wordt.
Omdat inkoop resultaten moet en wil laten zien, wordt bezuinigd op directe kosten en de leverancier onder druk gezet om binnen een lager budget de zelfde prestatie te leveren. De leverancier zal zijn uiterste best doen om toch zijn marge te behalen, waardoor hij minder aandacht aan kwaliteit zal besteden. Dit wekt een negatieve spiraal op, waarbij men naar elkaar gaat wijzen als het mis gaat. Het behoeft geen betoog dat dit wederzijds tot onbegrip en irritatie leidt. Uiteindelijk komt de relatie tussen klant en leverancier zodanig onder druk, dat beide partijen hun eigen weg gaan en op zoek naar nieuwe markten. Met behulp van een nieuw ontwikkeld systeem is het mogelijk de verstoorde balans op een efficiënte manier te herstellen.
Marcel Bressers
Tactisch Inkoper Machinale bewerkingen
.png)