'Blijf van de leverancier af: steek de hand eens in eigen boezem'
Volgens de PMI en andere indicatoren kondigt zich opnieuw een periode van laagconjunctuur aan. Ongetwijfeld zullen heel wat inkopers de ogen richten op de leveranciers om via lagere inkoopprijzen te bezuinigen. Leveranciers echter geven aan al tegen lage marges te moeten leveren en in een moordende concurrentie nauwelijks het hoofd boven water te kunnen houden. De rek is uit de prijs. In het geval dat we met leveranciers te maken hebben, die zich in het strategisch of knelpunt kwadrant van de Kraljic-matrix bevinden, zullen inkopers ergens anders de besparingen moeten vinden. En dat kan. Niet alle besparingen komen van de leverancier. Op operationeel niveau is bij inkoop nog veel te halen.
Deze minder populaire kant van inkoop wordt nog steeds onderbelicht en behoeft onze aandacht. Nemen we de moeite om de operationele inkoop te ontwikkelen, dan zullen we hiervoor genereus worden beloond. Zowel door onze interne klanten als door onze leveranciers.
Zoektocht
Inkoop kan door de centrale positie in de organisatie als geen ander de afdelingen die betrokken zijn bij het inkoop- en bestelproces motiveren samen te werken in de zoektocht naar besparingen. We zullen moeten inzien dat de eigen processen (nog) niet die mate van efficiency hebben die we wensen. Dit beïnvloedt en overheerst zelfs onze dagelijkse werkzaamheden.
Door de diverse afdelingen actief deelgenoot te maken van het inkoopproces en inbreng te stimuleren, wordt zichtbaar wat er aan tijd en energie wordt verloren door onvolledige samenwerking tussen de inkoopafdeling en een willekeurige andere afdeling. Zijn de oorzaken bekend, dan kan aan de basis van de samenwerking worden gesleuteld en is optimalisatie mogelijk. Voorbeelden van doelstellingen zijn: dring het aantal facturen van leveranciers terug met 20%; verminder het aantal leveringen van leveranciers met 25%; verminder het aantal interne e-mails met 50%; etcetera. Dit soort doelstellingen, waarvan er velen te bedenken zijn, bewegen de operationele inkopers om naar oplossingen te zoeken. Je zou bijna zeggen dat het geld hier op straat ligt: met alleen het elimineren van verspilling binnen de inkoopafdeling zijn de eigen kosten met gemak met 10% te verlagen, zo heeft de ervaring mij geleerd.
Sterker
De doelstellingen kunnen eenvoudig met de leveranciers worden besproken. Ze verminderen immers ook het aantal handelingen bij hen, zonder dat het omzet kost. Ook de leveranciers zullen actief willen deelnemen aan deze doelstellingen.
Door een effectieve interne organisatie, is het mogelijk op een heldere manier met de leveranciers te communiceren. Door duidelijkheid en goede afspraken is het voor leveranciers een stuk eenvoudiger om met de klant samen te werken. U wordt als klant interessanter voor leveranciers dan uw concurrenten en hebt de zo noodzakelijke voorsprong opgebouwd. De leverancier zal inzien dat samenwerken met u als klant een goede keuze voor hem is en dat u beide sterker uit de periode van en ná de recessie komt.
Marcel Bressers
MJ Inkoopadvies
.png)